Interne Nachrichten
Klicken Sie im Hauptmenü unter Organizer auf Nachrichten, um Ihre Persönliche Nachrichtenzentrale zu öffnen. Um eine interne Nachricht zu verfassen, klicken Sie „Organizer/Nachrichten“ und auf „Neue Nachricht verfassen“ oder klicken Sie auf den Benutzer, dem Sie eine Mitteilung zusenden möchten, in der Online-Liste. Wählen Sie unter „Senden über“ das „Interne Postfach“ aus.

Geben Sie in die Zeile „An“ einen oder mehrere Benutzernamen (durch Kommata getrennt), geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein. Beim Versenden wird die Nachricht in den internen Posteingang des Benutzers / der Benutzer kopiert. Zusätzlich wird dem Benutzer eine E-Mail zugesendet, wenn der Benutzer eine E-Mail-Adresse in seinen persönlichen Daten eingetragen hat und die Option „Über interne Nachrichten per E-Mail informieren“ aktiviert ist. Die Nachricht wird nach dem Versenden im Postausgang gespeichert.

E-Mail
Über das „Interne Postfach“ können Sie auch E-Mails an Benutzer in NOEO versenden. Wählen Sie unter „Senden über“ das „Interne Postfach“ aus und wählen Sie oben rechts als Nachrichtentyp „E-Mail“ aus. Geben Sie in die Zeile „An“ einen oder mehrere Benutzernamen (durch Kommata getrennt), geben Sie einen Betreff ein und eine Nachricht ein. Beim Versenden wird die Nachricht dem Benutzer eine E-Mail zugesendet, wenn der Benutzer eine E-Mail-Adresse in seinen persönlichen Daten eingetragen hat und die Option „Über interne Nachrichten per E-Mail informieren“ aktiviert ist. Es wird keine Kopie der Nachricht im internen Posteingang gespeichert. Die Nachricht wird nach dem Versenden im Postausgang gespeichert.

SMS und Fax
Wenn der SMS und Fax-Gateway aktiviert ist, können Sie über das interne Postfach auch Nachrichten an ein Mobiltelefon (als SMS) oder an ein Faxgerät senden. Klicken Sie auf „Organizer“ >> „Nachrichten“ und auf „Neue Nachricht verfassen“. Wählen Sie als Nachrichtentyp SMS oder Fax aus. Geben Sie in das Feld „An“ eine Telefonnummer (vollständig mit Vorwahl und ggf. Landesvorwahl) ein und geben Sie die Nachricht ein. Klicken Sie auf Versenden. Die Nachricht wird nach dem Versenden im Postausgang gespeichert.

Externe POP3 und Imap-Konten
Sie können in NOEO Ihre POP3- und Imap-Konten abrufen und auch über diese E-Mails versenden. Um ein neues Konto zu erstellen, klicken Sie auf „Organizer“ >> „Nachrichten“ „E-Mail-Konten“ und hier auf „Neu“. Tragen Sie hier die Kontoinformationen ein, die Sie von Ihrem Dienstanbieter erhalten haben. Klicken Sie auf „Speichern“. Anschließend steht das neue Konto in der Kontoliste zur Verfügung. Wählen Sie „Posteingang“ aus der Liste um Ihr POP3/Imap-Konto abzurufen. Um eine E-Mail über Ihr POP3/IMap-Konto zu versenden, klicken Sie auf „neue Nachricht“ und wählen Sie bei „Senden über“ das Konto aus. Anschließend können Sie die Kontakte aus Ihrem Adressebuch als Empfänger hinzufügen und E-Mail-Anlagen laden. Sie können die Mail als HTML oder Textnachricht senden.

Nach dem Versenden haben Sie die Möglichkeit den Empfänger ggf. zu speichern, wenn er sich noch nicht im Adressebuch befindet, und wahlweise die ganze Nachricht mit Anlagen oder auch nur die Nachricht im Postausgang zu speichern.

E-Mail-Signaturen
Klicken Sie im Aufgaben- und Listenbreich von „Nachrichten“ auf „E-Mail-Signaturen“ oder klicken Sie im Nachrichteneingabeformular auf „Signatur“ >> „Signatur bearbeiten“.
Hier können Sie vorhandenen Signaturen bearbeiten oder neue Erstellen. Signaturen sind kurze Textbausteine, die Sie in eine Nachricht einfügen können und die Ihren Briefkopf enthalten. In E-Mails werden Signaturen im Gegensatz zum Brief unten an die Nachricht angehängt. Wählen Sie beim Verfassen eine Signatur aus und klicken Sie auf „einfügen“. Sie können in Ihren POP3/IMAP-Einstellungen auch eine Standardsignatur festlegen, die automatisch eingefügt wird, wenn Sie eine Mail über das Konto versenden. Rufen Sie dazu Ihre Kontoeinstellungen in „Organizer/Nachrichten“ „E-Mail-Konten“ auf und wählen Sie unter Standardsignatur einen Eintrag aus.

Serien-E-Mail
Sie können über das interne Postfach personalisierte Serien-E-Mails an Benutzergruppen und Verteilerlisten versenden. Sie können, wenn der SMS/Fax-Gateway eingerichtet wurde, die Nachricht auch als Fax oder SMS versenden.

Überblick
Eine Serien-E-Mail ist eine E-Mail, die Sie an verschiedene Personen versenden. In dieser E-Mail wird in der Regel nur der jeweilige Benutzer angesprochen, der Adressat weiß nicht, ob und an wen diese Nachricht noch versandt wurde. Als Empfänger können Systemgruppen, Newsletter-Verteilerlisten und öffentliche Gruppen verwendet werden. Um eine Serien-E-Mail versenden zu können, muss Ihr Web-Administrator die Benutzung der PHP-Mailing-Schnittstelle zulassen.

Verteilerlisten sind innerhalb NOEO Benutzergruppen. Somit erscheint ggf. auch die Gruppe Administratoren als mögliche Empfängergruppe. Eine Verteilerliste ist eine Zusammenstellung von Benutzern mit E-Mail-Adressen. Eine Nachricht, die Sie an diese Verteilerliste senden, geht an alle in dieser Liste genannten Empfänger. Den Empfängern werden in der Zeile An nur der eigene Name / E-Mail-Adresse, nicht aber der der anderen Mitglieder oder der Name der Verteilerliste angezeigt.

Hinweise: Wenn Sie eine Gruppe vom Typ Newsletter-Verteiler erstellen, so haben deren Mitglieder keinerlei Rechte auf zugriffsbeschränkte Inhalte oder Verwaltungsbereiche.

Verfassen von Serien-E-Mail
Klicken Sie auf „Organizer/Nachrichten/Neue Nachricht verfassen“. Wählen Sie bei „Senden über“ „Internes Postfach“ aus und geben Sie als Nachrichtentyp „E-Mail“ (bzw. Fax oder SMS) an.

Geben Sie als Empfänger den Namen oder mehrere Gruppen an (mit Kommata getrennt).

Sie können die Signaturen verwenden, um schnell einen Rechtehinweis oder Hinweis über die Möglichkeit einen Newsletter abzubestellen einzufügen.

Sie können folgende Platzhalter in Ihre Nachricht einfügen, um die Nachricht zu personalisieren:

%%fullname%% Namen des Empfängers
%%title%% Anrede einzufügen, z.B. „Frau“
%%salutation%% vollständige Briefanrede , z.B. „Sehr geehrte Frau ...“
%%email%%  E-Mail-Adresse des Empfängers
%%lastname%%  Nachnamen des Empfängers
%%firstname%%  Vornamen des Empfängers
%%username%%   Benutzeramen des Empfängers
%%password%%  Kennwort (soweit vorhanden) des Empfängers
http://www.noeo.com/   Ihre Internet-Adresse
%%sitename%%   Ihren Web-Titel

Klicken Sie auf „Senden“ um den Aussand zu starten. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Empfänger einige Minuten in Anspruch nehmen. Sollte der Vorgang unterbrochen werden, erhalten Sie unter Organizer/Nachrichten einen Hinweis und können den Vorgang jederzeit fortsetzen.

Designvorlage für Newsletter
Sie können eine HTML-Designvorlage verwenden, um die Mail durch Ihre persönliches oder Firmenbriefpapier ansprechender zu gestalten. Hinweise zum Erstellen von Designvorlagen erhalten Sie in der Integrationsdokumen-tation. Klicken Sie auf „Designvorlage“, wählen Sie eine Vorlage aus der Liste oder klicken Sie auf „Designvorlage erstellen“, um eine neue Designvorlage hinzufügen. Optional können Sie zu dieser Designvorlage auch Inhalte aus dem Archiv hinzufügen, so wie Sie es vom Seiteneditor gewohnt sind.

Kontakte
Klicken Sie im Hauptmenü unter Organizer auf „Kontakte“, um Ihr persönliches Adressbuch zu öffnen. Im Gegegnsatz zur Benuzrverwaltung in NOEO können Sie hier Ihre persönlichen Kontakte speichern. Klicken Sie auf „Neuer Kontakt“, um einen Kontakt hinzufügen oder wählen Sie einen Kontakt aus der Liste, um diesen anzusehen oder zu ändern. Sie können auch nach einem Kontakt suchen oder nach Kategorien filtern. Wenn Sie unter „Nachrichten“ externe POP3- oder Imap-Konten eingerichtet haben, können Sie auch direkt an diese Kontakte E-Mails versenden.

Datenimport
Sie können CSV-formatierte Text-Dateien verwenden, um Adresstabellen in Ihr Adressbuch zu importieren. Klicken Sie auf „Organizer“ >> „Kontakte“ und rechts im Aufgaben- und Listenbereich auf „Liste importieren“.

Wählen Sie eine geeignete Datei auf Ihrem Computer aus. Ist die Datei geeignet, wird nach der Übertragung der Datei eine Tabelle angezeigt, die in der ersten Spalte die erste Zeile der Texttabelle enthält und in der zweiten Spalte die verfügbaren Felder in die die Daten kopiert werden können. Ist stattdessen nur ein langer Fliesstext zu sehen, verwendet die Texttabelle u.U. andere Feldtrennzeichen. Klicken Sie in diesem Fall auf „Einstellungen“ und geben Sie ein anderes Trennzeichen ein. Übliche Trennzeichen sind Semikolon („;“), Komma („,“) oder Tabulator („t“).
Aktivieren Sie die Option „Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften“, wenn die erste Zeile der Tabelle Spaltenüberschriften enthält. In diesem Fall wird die erste Zeile nicht mit importiert.

Zuordnung als Profil speichern: Geben Sie hier einen Namen ein, wenn Sie die Einstellungen für den späteren Import anderer ähnlicher Dateien speichern wollen.

Zu importierende Spalte: zeigt die Werte der ersten Zeile Ihrer Tabelle an.

Zielspalte: Wählen Sie aus, in welcher Zielspalte die Werte gespeichert werden sollen. NOEO schlägt aufgrund namentlicher Übereinstimmung Spalten vor. Diese Zuordnung wird ebenfalls im Profil gespeichert.

Spalte auf Duplikate überprüfen: Wählen Sie die Spalten aus, die beim Import auf Übereinstimmungen unter den vorhandenen Datensätzen verglichen werden sollen. Verwenden Sie z.B. das Feld E-Mail, um zu verhindern, dass Benutzer doppelt eingetragen werden. Die vorhandenen Felder werden dann mit denen aus der Tabelle überschrieben.
Klicken Sie auf „Import“ um den Importvorgang zu starten.

Liste exportieren
Sie können alle Kontaktdaten in eine CSV-Datei exportieren. Dabei handelt es sich um Datentabellen im Textformat, die z.B. von MS Excel (TM) geöffnet und bearbeitet werden können. Sie können die Felder einzeln auswählen, welche in der Tabelle enthalten sein sollen.

Klicken Sie im Aufgaben- und Listenbereich (Organizer >> Kontakte) auf „Liste exportieren“. Wählen Sie die Felder aus, die Sie exportieren möchten und klicken Sie auf „exportieren“, um die CSV-Datei zu laden. Sie können diese Datei mit einem geeigneten Tabellenprogramm öffnen und weiter bearbeiten. Viele gängige Mailprogramme können diese Dateien importieren.

Aufgaben
Klicken Sie auf „Oganizer“ >> „Aufgaben“ im Hauptmenü, um die persönliche Aufgabenverwaltung aufzurufen. Klicken Sie auf „Neue Aufgabe“, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Sie können ein Fälligkeitsdatum angeben und einen Einerinnerungszeitraum angeben. In diesem Fall werden Sie vor Fälligkeit in die Aufgabe erinnert. Klicken Sie nach dem Speichern im „Aufgaben- und Listenbereich“ auf „Personen hinzufügen“, um diese Aufgabe auch auf andere Kollegen zu übertragen. Sie können nach Benutzern suchen oder ganze Gruppen hinzufügen. Die Kollegen erhalten eine Aufforderung, diese Aufgabe zu übernehmen. Nachdem Sie Personen hinzugefügt haben, können Sie unter „hinzugefügte Personen“ im Aufgaben und Listenbereich die Personen sehen und überprüfen, ob die Aufgabe angenommen worden ist und ggf. wie weit diese erledigt wurde.

Kalender
Klicken Sie auf „Organizer“ >> „Kalender“ im Hauptmenü, um den persönlichen Kalender aufzurufen. Klicken Sie auf „Neues Ereignis“, um einen Termin zu erstellen. Sie können einen Einerinnerungszeitraum angeben. In diesem Fall werden Sie vor Beginn in den Termin erinnert. Klicken Sie nach dem Speichern im „Aufgaben- und Listenbereich“ auf „Teilnehmer einladen“, um zu diesem Termin auf andere Kollegen ein zuladen. Sie können nach Benutzern suchen oder ganze Gruppen hinzufügen. Nachdem Sie Personen hinzugefügt haben, können Sie unter „hinzugefügte Teilnehmer“ im Aufgaben und Listenbereich die Personen sehen und überprüfen, ob die Einladung angenommen worden ist.

Notizen
Klicken Sie auf „Oganizer/Notizen“ im Hauptmenü um den persönlichen Notizeblock aufzurufen. Klicken Sie auf „Neue Notiz“, um eine neue Notiz zu erstellen. Der Notizblock eignet sich für die schnelle Aufnahme von Informationen aller Art.