Gruppen anlegen

Sie können Gruppen anlegen um einerseits eine Reihe von Benutzern einen Zugriff zu Ihrer Website oder Ihrem Content Management System zu ermöglichen und andererseits Mitglieder unter bestimmten Kriterien zusammenzufassen (z.B. eine Verteilerliste).  Um die vorhandenen Gruppen zu sehen oder Gruppen zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Gruppen und Benutzer“.

Klicken Sie „Neue Gruppe“ um eine neue Gruppe anzulegen und das Eingabeformular zu öffnen:

Bezeichnung (notwendige Angabe): Geben Sie eine eindeutige Beschreibung ein.

Wählen Sie einen Gruppentyp aus. Sie können diesen Gruppentyp später noch ändern. Die Auswahl des Gruppentyps hat grundlegende Auswirkungen auf die Rechte der Mitglieder.

In NOEO werden folgende Gruppentypen verwendet:

Verteilerliste: Mitglieder der Gruppe haben keinen Zugriff auf geschützte Inhalte oder Systembereiche.

Geschlossene Benutzergruppe: Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf geschützte Inhalte - jedoch keinen Zugriff auf Systembereiche.

Redakteure: Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf geschützte Inhalte und eingeschränkten Zugriff auf Systembereiche.

Administrationsgruppe: Mitglieder der Gruppe haben vollen Zugriff auf geschützte Inhalte und Systembereiche.

Nach dem Speichern haben Sie je nach eingestelltem Gruppentyp weitere Einstellmöglichkeiten.

Abonnement und Standardtexte

Anreden: Optional können Sie dem Benutzer bei der Registrierung die Auswahl „weiblich/männlich“ anbieten. Je nach Auswahl wird für Mitglieder dieser Gruppe für jedes Geschlecht eine Anrede eingetragen, die Sie an dieser Stelle vordefinieren können:

Anrede kurz weiblich: z.B. „Frau“
Anrede kurz männlich: z.B. „Herr“
Anrede weiblich: z.B. „Sehr geehrte Frau“
Anrede männlich: z.B. „Sehr geehrter Herr“

Sollte bei der Registrierung kein Geschlecht angegeben worden sein, wird diese Anrede verwendet:

Anrede kurz neutral: z.B. „Frau/Herr“
Anrede neutral: z.B. „Sehr geehrte(r) Frau/Herr“

Benutzer automatisch freigeben: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Benutzer nach der Registrierung automatisch aktiviert werden soll. Andernfalls müssen Sie diesen Benutzer manuell aktivieren.

Abonnement möglich: Aktivieren Sie diese Option, wenn eine öffentliche Registrierung möglich sein soll. Ist diese Option nicht aktiviert, können Mitglieder der Gruppe nur durch ein Systemmitglied registriert werden.

Daten in dieser Tabelle speichern: Sie können in NOEO benutzerdefinierte Datenbanktabellen verwenden, um z.B. spezielle Daten für jeden Benutzer zu speichern. Wurden benutzerdefinierte Tabellen registriert, kann an dieser Stelle eine Tabelle ausgewählt werden.

Standardgröße für persönliche Ordner: Wenn die Benutzergruppe Zugriff auf den Organizer besitzt, wird der Persönliche Ordner verwendet, um E-Mail-daten usw. dort zu speichern. Hier können Sie einen Standard eintragen, den neue Mitglieder automatisch zugeteilt bekommen.

Hinweistexte: Hier können Sie Meldungen definieren, welche den Benutzern z.B. per E-Mail als Bestätigungstexte ausgegeben werden. Sie haben so die Möglichkeiten gruppenspezifische Texte zu vergeben, was z.B. bei der Verwaltung unterschiedlichsprachiger Gruppen sinnvoll ist.

Anmeldebestätigung fordern: Um zu verhindern, dass ein böswilliger Benutzer fremde oder ungültige E-Mail-Adressen für die Registrierung verwendet, können Sie nach der Anmeldung automatisch eine E-Mail versenden, in der der Benutzer aufgefordert wird, eine Bestätigungsseite aufzurufen. Somit wird sichergestellt, dass nur der Eigentümer der E-Mail-Adresse sich registrieren kann. Geben Sie die Meldung für diese E-Mail in das Textfeld ein und fügen Sie die Variable %%confirmlink%% hinzu um den Link anzuzeigen, dem der Benutzer zu Bestätigung aufrufen soll.

Ein Beispiel für so einen Text:
Vielen Dank für Ihre Anmeldung auf http://www.noeo.com/. Um die Registrierung zu vervollständigen, folgen Sie bitte diesem Link: %%confirmlink%%

In folgenden Eingabefeldern können Sie diese Platzhalter verwenden, die beim Versand der E-Mail durch die Daten des Benutzers bzw. aktuellen Daten ersetzt werden:

%%username%% = Benutzername
%%password%% = Passwort
%%email%% = E-Mail-Adresse
%%groupnames%% = Gruppenname(n) als Kommaliste
%%fullname%% = Vorname Nachname
%%firstname%% = Vorname
%%lastname%% = Nachname
%%title%% = Anrede
http://www.noeo.com/ = Internetadresse zur öffentlichen Website
%%confirmlink%% = Link zur Anmeldebestätigung (Sie müssen diese Option aktivieren)
%%administrator%% = Ihr Name
%%adminmail%% = Ihre E-Mail-Adresse

Eingangbestätigung für das Abonnement: Der Text in diesem Feld wird als E-Mail versendet, wenn sich ein Benutzer auf Ihrer Website angemeldet hat. Abhängig davon, ob Sie in den Gruppeneinstellungen die Option „Benutzer automatisch freigeben“ aktiviert haben, sollten Sie den Text als Mitgliedsbestätigung („Herzlich willkommen!..“) oder als Eingangsbestätigung („Ihr Antrag wird derzeit überprüft...“) verfassen. Wenn Sie die Option „Anmeldebestätigung fordern“ verwenden, wird diese E-Mail erst versendet, wenn der Benutzer seine E-Mail-Adresse bestätigt hat.

Passwort zusenden: Der Text in diesem Feld wird als E-Mail versendet, wenn ein Benutzer durch Klick auf den Link „Passwort vergessen“ seine Benutzerdaten anfordert. Dieser Text wird auch verwendet, wenn Sie einem Benutzer durch Klick auf die Schaltfläche „Benutzerdaten senden“ (Benutzereinstellungen) die Zugangsdaten zusenden. Hinweis: jedes Mal wenn die Benutzerdaten mit dieser E-Mail versendet werden, wird das Passwort zurückgesetzt und vom System neu vergeben.

Dateienversand: Wenn für Ihre Website der Downloadmanager eingerichtet wurde, können Sie hier einen Text eingeben, der dem Benutzer zugesendet wird, wenn er sich Dateien zusenden lässt.

Berechtigungen für Redakteure
Für Redakteure haben Sie zudem noch folgende Einstellungsmöglichkeiten:

• System-Einstellungen - Gruppe hat Zugriff auf Systemeinstellungen.
• Zugriffsstatistiken - Gruppe hat Zugriff auf Zugriffsstatistiken.
• Eigene Inhalte ändern  - Mitglied der Gruppe darf nur eigene Inhalte ändern.
• Inhalte ändern - Gruppe darf nur eigene Inhalte ändern.
• Inhalte veröffentlichen - Gruppe darf Inhalte auf Seiten veröffentlichen.
• Seiteneditor - Gruppe kann Inhalte auf Seiten stellen und wieder entfernen.
• Gruppen- und Benutzerverwaltung - Mitglied der Gruppe darf den Onlinestatus anderer Mitglieder sehen. Mitglied der Gruppe darf nur den Onlinestatus vonMitgliedern der eigenen Gruppe sehen.
• Verteilerlisten - Benutzer der Gruppe darf Verteilerlisten anlegen.
• Geschlossene Benutzergruppen - Gruppe darf geschlossene Benutzergruppen anlegen.
• Redakteure anlegen - Benutzer darf in der eigenen Gruppe Redakteure anlegen.

Sprachversionen: Wenn NOEO für Mehrsprachigkeit konfiguriert ist, können Sie die Sprachen, in welchen Mitglieder Inhalte erstellen und ändern dürfen festlegen. Standard ist „alle Sprachversionen“. Soll die Gruppe auf bestimmte Sprachen beschränkt sein, klicken Sie auf „Sprachauswahl“ um die Sprachen zuzuweisen. Markieren Sie „Alle Sprachen“ um der Gruppe Zugriff auf alle Sprachfassungen zu ermöglichen.
Damit die Gruppe auch sprachneutrale Inhalte verfassen darf, müssen Sie die Auswahl „sprachneutral“ hinzufügen.

Benutzerkonto erstellen
Öffnen Sie eine Gruppe im Bereich „Gruppen und Benutzer“ und klicken Sie auf den Reiter Mitglieder, oder suchen Sie im Bereich „Gruppen und Benutzer“ direkt nach dem Benutzer. licken Sie auf „Gruppen und Benutzer“ im Hauptmenü und anschließend auf „Neuer Benutzer“.
Um einen Benutzer zu erstellen, müssen Sie mindestens einen eindeutigen Benutzernamen angeben und ein Passwort vergeben. Als Benutzername bietet sich z.B. die E-Mail-Adresse an, die i.d.R. eindeutig ist.

Hinweis: Benutzer, die sich auf Ihrer Website in einer Newslettergruppe registrieren, erhalten die E-Mail-Adresse als Benutzername. Das Passwort in dem Fall vom System vergeben, da es von Newsletterbenutzern nicht benötigt wird.

Primärgruppe (notwendige Eingabe): Legen Sie für den Benutzer eine Primärgruppe fest, durch welche seine Rechte definiert werden.

Verteilerlisten (Serien-E-Mail): wählen Sie Gruppen aus, in denen der Benutzer Mitglied ist. Diese Angabe optional und hat keinen Einfluss auf die Berechtigungen. Diese Zuordnung kann z.B. zum Erstellen von Newsletter-Verteilerlisten verwendet werden.

Kontaktdaten

Hier können alle persönlichen Angaben eingetragen werden. E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer und Faxnummer sind notwendig, um diesen Benutzer über ein Serien-E-Mail / SMS- oder Faxversand anzusprechen.
Länder und Sprachen
Hier können Sie ein Land, Bevorzugte Sprachversion und die Sprache der NOEO-Benutzerführung ausgewählt werden.

E-Mail und Benachrichtigungen

Benutzer möchte kein Serien-E-Mail empfangen: aktivieren, um Benutzer vom Empfang von Newslettern auszuschließen.

Nicht in der „Online“-Liste anzeigen: der Benutzer wird nicht in der Online-Liste im Hauptmenü angezeigt
Über interne Nachrichten per E-Mail informieren:
Systemmeldungen empfangen als: Aktivieren Sie diese Option, wenn dem Benutzer Systemmeldungen zugestellt werden sollen. Wählen Sie aus E-Mail, SMS und Fax (SMS und Fax nur bei aktivierten SMS / Fax Gateway. Durch den Versand von SMS und Fax entstehen zusätzliche Kosten).

Über interne Nachrichten per E-Mail informieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Benutzer interne Nachrichten, die über den Organizer versendet werden, auch per E-Mail bekommen soll. Dazu muss das Feld „E-Mail“ bei den Benutzerdaten eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.

Benutzerdaten senden (Registerreiter): Klicken, um den Benutzer seine Benutzerdaten per E-Mail zuzusenden. Diese Option erfordert, dass der Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Zudem muss für seine Gruppe ein E-Mail-Text zum Versenden von Benutzerdaten vordefiniert sein (Gruppeneinstellungen).

Wichtiger Hinweis:
Diese Funktion ist für öffentliche Gruppen gedacht. Beim Versenden wird das Passwort zurückgesetzt und vom System neu vergeben. Sie sollten aus Sicherheitsgründen keine Systembenutzerdaten per E-Mail versenden.

Größe persönlicher Ordner: Der persönliche Ordner wird verwendet, um bei der Verwendung des Organizers temporäre Daten wie z.B. E-Mail-Anlagen zu speichern. Sie können hier die maximal zulässige Größe in Bytes angeben.

Datenimport
Sie können CSV-formatierte Text-Dateien verwenden, um Benutzerlisten in eine Benutzergruppe zu importieren. Diese Funktion ist zum Importieren von vorhandenen Verteilerlisten sinnvoll.
Öffnen Sie eine Gruppe und klicken Sie auf den Reiter „Mitglieder“ und anschließend im Aufgaben- und Listenbereich auf „Liste importieren“.

Wählen Sie eine geeignete Datei auf Ihrem Computer aus. Ist die Datei geeignet, wird nach der Übertragung der Datei eine Tabelle angezeigt, die in der ersten Spalte die erste Zeile der Texttabelle enthält und in der zweiten Spalte die verfügbaren Felder in die die Daten kopiert werden können. Ist stattdessen nur ein langer Fliestext zu sehen, verwendet die Texttabelle u.U. andere Feldtrennzeichen. Klicken Sie in diesem Fall auf „Einstellungen“ und geben Sie ein anderes Trennzeichen ein. Übliche Trennzeichen sind Semikolon („;“), Komma („,“) oder Tabulator („t“).

Aktivieren Sie die Option „Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften“, wenn die erste Zeile der Tabelle Spaltenüberschriften enthält. In diesem Fall wird die ersten Zeile nicht mit importiert.

Zuordnung als Profil speichern: Geben Sie hier einen Namen ein, wenn Sie die Einstellungen für den späteren Import anderer ähnlicher Dateien speichern wollen.

zu importierende Spalte: Zeigt die Werte der ersten Zeile Ihrer Tabelle an.

Zielspalte: Wählen Sie aus, in welcher Zielspalte die Werte gespeichert werden sollen. NOEO schlägt aufgrund namentlicher Übereinstimmung Spalten vor. Diese Zuordnung wird ebenfalls im Profil gespeichert.

Spalte auf Duplikate überprüfen: Wählen Sie die Spalten aus, die beim Import auf Übereinstimmungen unter den vorhandenen Datensätzen verglichen werden sollen. Verwenden Sie z.B. das Feld E-Mail um zu verhindern, dass Benutzer doppelt eingetragen werden. Die vorhandenen Felder werden dann mit denen aus der Tabelle überschrieben. Klicken Sie auf „Import“, um den Importvorgang zu starten.

Liste exportieren
Sie können alle Benutzerdaten in eine CSV-Datei exportieren. Dabei handelt es sich um Datentabellen im Textformat, die z.B. von MS Excel (TM) geöffnet und bearbeitet werden können. Sie können die Felder einzeln auswählen, welche in der Tabelle enthalten sein sollen. Passwörter können aus Datenschutzgründen nicht exportiert werden.
Klicken Sie im Aufgaben- und Listenbereich (Benutzergruppe öffnen / Register Mitglieder) auf „Liste exportieren“. Wählen Sie die Felder aus, die Sie exportieren möchten und klicken Sie auf „exportieren“ um die CSV-Datei zu laden. Sie können diese Datei mit einem geeigneten Tabellenprogramm öffnen und weiter bearbeiten. Viele gängige Mailprogramme können diese Dateien importieren.

Passwort ändern / Benutzerfoto
Um Ihr persönliches Passwort zu ändern, klicken Sie nach der Anmeldung auf Ihren Namen oder ggf. Ihr Foto im Hauptmenü, um zu Ihren persönlichen Einstellungen zu wechseln. Geben Sie das neue Passwort ein. Es wird empfohlen eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben zu verwenden und das Passwort regelmäßig zu ändern. Sie sollten das Passwort auch ändern, wenn Ihnen dieses zuvor von einem Kollegen mitgeteilt wurde. Sie können bei Ihren persönlichen Einstellungen auch ein Foto hochladen, welches anderen Kollegen in der Online-Liste gezeigt wird. Geignet sind Fotos im JPEG, GIF oder PNG-Format.

Zugriffsberechtigung setzen
Die Berechtigungen für den Seitenzugriff werden über die Gruppen definiert. Wählen Sie im Bereich „Benutzer und Gruppen“ eine Gruppe aus, um die Berechtigungen zu setzen.

Berechtigung - Seiten bearbeiten“
Als Administrator können Sie festlegen, welche Seiten eine Redaktionsgruppe bearbeiten darf. Klicken Sie dafür auf den Registereiter „Zugriffsberechtigung“. Wählen Sie die betreffende Seite(n) aus der Liste und klicken Sie auf „Anfügen“.

Berechtigung - Seite lesen“
Als Systembenutzer können Sie festlegen, welche Seiten eine Geschlossene Benutzergruppe sehen darf. Klicken Sie dazu auf den Registereiter „Zugriffsberechtigung“. Wählen Sie die betreffende Seite aus der Liste und klicken Sie auf „Anfügen“.